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协同研究

用人性来完善制度
发布时间:2013/3/15

        要想搞清楚制度能不能自然的沉淀出来,我们首先要搞清楚,在组织管理现实中,人性是怎么体现出来的?

        在我们组织内,有两种规则,一种是以制度表现出来的,我们可以叫它显规则;还有一种是制度没有涉及到,但我们现实中又存在的,是一种没有完全显现出来的,我们可以叫它隐规则。在组织内不是靠明文规定规范的,而是靠文化、道德、意识等等制度以外的无形手控制的规则。

        这里要说明的是,隐规则不等于我们平常说的潜规则,潜规则一般是指负面的,隐规则不仅包含负面的,也包含正向的,是组织内除制度以外自然形成的规则之统称。

        从量上来看,在组织内,显规则实际上只占20%,大量的事情是由隐规则在引导和规范。而这个隐规则实际上正是人性的表现形式,它就代表了组织内的人性。

        在制度推行过程中,我们常常会因为各种原因去调整相应的制度,这实际上就是人性完善制度最典型的一种表现。组织中的显规则与隐规则常常会产生摩擦甚至冲突,这些相互作用就会持续的帮助我们完善制度,从而让制度不断的贴近人性。

        但问题就在于,传统管理模式下,这种由隐规则向显规则的转变过程,也就是人性完善制度的过程,我们是很难掌握和控制的。正向的隐规则我们很难加速它的转变,负面的隐规则我们也很难进行规避和引导。那么,如何才能更好的控制这个过程呢?换句话说,如何才能可控的完善制度呢?如何把握住人性完善制度的效率和准确率呢?

ezOFFICE的价值

        制度完善的效率和准确率关键取决于获取信息的及时性和准确性,而在信息获取上,除了广泛的调研沟通之外,软件工具的应用就不可忽视。

        举个简单的例子,在传统的办公环境下,我们很难迅速找到推行中的制度哪些有问题,但是利用ezOFFICE搭建的网络系统中,一旦把这些制度固化成流程,通过现实运行耗时排序功能,就能迅速找到问题流程。

                    

                                                                              图1-9

        找到问题流程还只是第一步,还必须获得跟这个流程更为详细的信息,找准问题的关键节点。这正是及时找准引起人性问题细节的最佳手段。

        再举个例子,假如我们设计出一个流程:A——B——C,不知道在这个流程中哪些地方需要进一步完善,也不知道该怎么完善。没有关系,在ezOFFICE中,我们很快就能够发觉,在这个流程中哪个节点总是被延误,或者常常出问题,我们甚至可以直接看到该节点每次出问题的具体情况,该节点上员工的反应等等。

图1-10

图1-11

        根据这些信息,我们很快就能够有针对性的对流程进行调整,比如问题出现在B上,根据获得的信息我们可以把流程调整为A——D——E——C,虽然我们依然不敢说这个新流程就一定完美,但至少比原来的流程要更符合实际一些。同样的道理,我们很快又能发现新流程中的新问题,新信息,再针对性的进行调整,这样我们就能既保证制度完善的有效性,又保证制度完善的速度,甚至对这个过程做到及时掌控。