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协同研究

专业的“石板路”“烟灰缸”
发布时间:2013/3/14

        基于网络及软件技术的万户协同管理平台ezOFFICE就是制度“落地”很有效的管理工具。为了更好地验证这一点,我们必须先找到判断是“期盼自觉”还是“引导自发”的标准。

        从图1-1可以看出,“期盼自觉”至少给了员工两种选择,我们只是告诉员工哪种是正确的、哪种是不正确的,但是员工到底怎么选就完全取决于他们当时的“自觉性”了。所以,如果给了员工两种甚至多种选择,那么,其效果就只能是“期盼自觉”。

        从图1-2可以看出,要达到“引导自发”的效果必须满足两个条件:其一,只给员工一种选择,而且就是正确的选择;其二,能够让员工自然而然地按照这条路去走。这就是判断是否达到“引导自发”的标准。

        现在,我们用这个标准先来看看传统办公环境下的报销过程。

        员工要报销,第一步是填表格,这显然是有选择的,因为不是所有的格子都可以填的,而有的格子又是必须填的,所以能否填对就完全取决于员工是否用心了,也就是只能期盼员工自觉了。

        第二步是找领导签字、审核。这里也是有选择的,不同的岗位、不同的额度、不同的报销项目,可能走的流程都不太一样,这也只能期盼员工自觉。

        现实中,正是因为步步都要靠员工自觉,弄得员工累,审批者也很累,经常看到“返工”的现象。

        同时,在这个过程中,一旦员工把表格递交上去就会惦记,领导批了没、什么时候批,而现实中往往一天、一周,甚至一个月也没下来,这就在很大程度上影响了员工的心理情绪,自然就影响了员工的执行力。

        从这些情况来看,传统的报销过程,我们就是在期盼员工自觉,如此是很难真正让制度“落地”的。

        再来看看用ezOFFICE实现的网络办公环境下同样的报销过程:

        员工要报销,第一步在【流程】界面(图1-6)找到报销制度,并打开,呈现相应的表单(图1-7)。

图1-6

                         

图1-7

        从图1-7中我们可以看到,不仅相应的报销表格不用员工选择,而且,填表格时员工也没有选择——没有权限的根本就填不了。带星号该填而没填就提交时,系统自动提醒并要求填写。在这一步,员工没有选择,但是也都会自然而然地去填写。这是引导自发的效果。

        接着是提交、让领导审批。这一步员工更没有选择了,完全靠系统根据岗位、权限和流程去选择,这也是引导自发的效果。

 

图1-8

        图1-8就是根据制度内容在ezOFFICE平台中固化好的流程。

     不仅如此,在这个过程中,员工可以随时查看到已经提交报销申请的单据审批情况:走到哪个领导那去了、领导是几点几分批的、如何批的等等情况一目了然。更重要的是,由于实现了网络化办公,领导审批各个单据不一定非要到公司,只要能上网就可以了,所以,往往以前要一周甚至一月的审批,在ezOFFICE环境中,只需要一两天,甚至更短。这样一来,员工原来“石沉大海”的心理情绪就自然消失了。

        这就是软件作为制度“落地”工具的价值所在。