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媒体报道

首钢股份“协同办公平台”的蝴蝶效应
发布时间:2017/8/15

    2017年110日,由万户网络承建的首钢股份OA协同办公平台开启第一阶段上线工作,首钢股份公司相继迎来全新的内网平台、OA系统、移动办公APP等管理工具,移动办公、协同办公、智能办公的时代正式到来。

    首钢股份协同办公项目于2016113日正式启动,是专门满足公司跨地域、多组织协同办公需要,统一用户管理平台,实现信息共享、系统贯通,开启移动办公时代的信息化建设项目。

    项目负责人掩饰不住内心的喜悦说:项目推进过程中,我们集成了很多先进的IT技术,一方面围绕基础管理的夯实,进一步提高了数据质量、规范了系统应用、保障了信息顺稳安全运行;另一方面服务于公司数字化发展战略,强化了信息资源管理,拓展了文档管理系统;再一方面聚焦业务上的瓶颈问题,同业务团队高效协同,提出了全局化、系统性的业务解决方案和信息系统规划,翻开了股份智能办公的新篇章。

    数据不用落地了

    以前,首钢股份迁钢、顺冷、营销管理部等单位都拥有独立的办公系统,且与集团公司的办公系统不能贯通,信息传递还只能依靠专业人员线下操作,数据落地后再上传。就拿办理集团级请示报告来说,报告需要先在股份的OA系统走流程,获得批准后,办公室归口管理专业还要登陆集团OA系统进行虚拟流程操作再走一遍先期审批程序,然后才能进入集团公司的下一个审批环节。

    首钢股份协同办公平台则实现了多地域、多组织的信息贯通,集团级请示等公文办理只需要一键式操作就完成了信息的流转,数据不落地不仅提高了工作效率,还有效规避了数据失真的风险。



    可以随时随地办公了

    协同办公项目专门开发了移动办公APP,它既是首钢股份人自己的微信,轻松满足同事之间沟通交流、文件传输的需求,也是首钢股份人的钉钉,镶嵌的移动OA系统彻底摆脱了电脑、内网的束缚,只要有流量、有手机,就可以随时随地浏览新闻、发起公文、查看邮件、办理审批。

    移动办公APP的问世尤其受到外勤人员、出差人员的欢迎,随处都可以是办公环境,重要信息、重要文件可随时办理。据统计,一般审批流程平均时间缩短25%,公司响应市场、运营决策的速度大幅提高。

    办公室通勤专员说,“相关人员乘车办理由原来的半天缩短到十分钟,即使我不在办公室,也可以轻松掌握乘车安排情况,改变了我的工作习惯也方便了广大职工”。


    线上比线下更高效

    协同办公平台聚焦40多项业务流程,实现了线下业务转为线上处理,推进无纸化办公的同时简化了流程、提高了效率。临时检验委托是配合生产试验、产品认证、工艺优化经常开展的有别于常规生产过程检验的一项业务,以前需要相关专业人员填写临时检验委托,经过本单位各级领导层层签字审批后,交到制造部进行统一协调后,再转到相关检验作业单元,这样跑手续的过程有时需要花上一天时间,并且临时检验的过程跟踪、闭环管理也面临失控的局面。

    随着协同办公平台的推广应用,这一状况彻底改变,71710点,热轧作业部产品专业员在系统上发起了一项700MPa高强钢的临时检验委托,一个小时后,系统显示委托已经完成领导会签,任务单已经到达检验班组。

    制造部的员工说,“通过该系统我可以实时跟踪临时检验的开展情况,检验数据也会第一时间上传到系统,以前‘干着急’的情况再也不会有了”。


    全员参与业务流程的优化

    项目推进过程中始终坚持了业务驱动的基本原则,无论前期调研、项目筹备,还是项目推进、系统上线过程中,各单位各专业人员积极参与项目的全过程,结合业务流程优化的设想提出信息化建设的意见。


    党群部参与了内网新闻版块的整体设计过程,严格了新闻发布管理,美化了信息界面;

    人力资源部围绕离职人员会签、调单智能管理等业务展开充分研讨,提出了更便捷、更人性化的管理流程;

    保卫武装部针对动火管理、出入厂管理设计了最优方案,提出了信息化需求;

    制造部以部门整合为契机,提出了制造门户的概念……

    正是全员参与业务变革的热情,给项目推进注入了无限活力,协同办公平台就像蝴蝶的翅膀一样,小小的振动必然带来巨大的改变。





    7个月以来……

    协同办公平台用户注册总数上升至11811人,电脑端日均活跃用户数达2300人,手机端日均活跃用户数突破1700人,门户信息发布总数超过17522条,用户点击量达1769805次,开发流程总数达到49项,公文实例发起总数达到7141个,流程实例发起总数达到4684……

    经过持续的运维优化,首钢股份协同办公平台运行更加稳定、流畅,大幅提高办公效率的同时,也悄然间改变了首钢股份人的工作习惯。同时,我们也希望万户OA协同办公平台能够成为更多用户的选择,并带去更便捷、高效的办公新体验。