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媒体报道

俄罗斯龙兴有限责任公司:协同应用驱动管理价值
发布时间:2017/5/17

    导读:俄罗斯龙兴有限责任公司隶属于紫金矿业集团,双方曾共用的一套OA系统,但在应用过程中,访问集团系统的不便性,严重影响了龙兴公司的办公效率。在这种情况下,龙兴公司从自身应用需求出发,上线万户OA协同办公平台,推动和引领企业管理模式创新,优化企业资源配置,提高经营决策水平和管理效率,实现业务管理信息化新转型。

    公司介绍

    俄罗斯龙兴有限责任公司(龙兴公司)于200511月在俄罗斯图瓦共和国克兹尔市注册成立,注册资金7亿卢布,主要从事俄罗斯境内及境外固、液、汽状矿物质的开发、开采、处理、加工、地质勘探与销售,是黑龙江紫金龙兴矿业有限公司为开发建设俄罗斯图瓦共和国克兹尔塔什特克多金属矿而设立的全资境外企业。该项目由紫金矿业集团股份有限公司和黑龙江龙兴集团共同投资,紫金矿业持股70%,黑龙江龙兴持股30%。截止2016年底,公司在岗人数为762人,其中俄籍590人,中籍172人。

    项目背景

    克兹尔-塔什特克多金属矿床位于俄罗斯图瓦共和国境内,是一座高品质特大型铅锌多金属矿。矿山分两期建设,一期建设露天采场、选场及配套设施;二期建设地下采场及配套设施。项目于2015625日正式投产,是图瓦和西伯利亚地区最大的采选企业,为中俄在矿山开采领域合作的最早、最好的典范之一,项目获得了俄罗斯联邦政府和图瓦政府的高度赞誉,荣获俄联邦最佳投保企业奖图瓦经济社会贡献奖

    龙兴公司的信息化水平处于起步阶段,在用的系统主要有一套财务系统和企业邮箱系统,同时还与集团公司紫金矿业共用一套OA系统,用于简单的流程审批和信息共享,但受限于国外卫星网速,导致集团系统访问十分不便,严重影响了日常办公效率的提升。在这种情况下,建设一套属于龙兴公司自己的内部办公自动化信息系统,提升办公效率,规范日常管理,成为龙兴公司急需解决的一大问题。

    在这些管理需求下,龙兴公司追随紫金矿业集团的选择,上线了万户OA协同管理平台,通过提供门户管理、信息管理、公文管理、内部邮件、问卷调查、工作日志等功能以供中籍管理人员和俄籍管理人员使用。事实证明,龙兴公司选择了一个正确的方向,万户OA平台的引入确实对公司管理效能的提升提供了很大的支撑作用。

    协同解决方案

    协同门户

    龙兴登录前门户同时满足了客户对于内网网站的应用需求。除新闻、通知、规章制度、表格附件等常见信息分享外,员工风采专栏中很多优秀员工事迹、国内外重大节日(如俄罗斯男人节)组织的员工庆祝活动等内容,拉近了员工与企业之间的距离,增强企业凝聚力。

 

    公文办文管理

    在过去,龙兴公司的公文处理仍停留在邮件流转的方式,由秘书起草正文后通过邮件依次发给相关领导进行会签和签发,根据每个领导的反馈意见对内容进行调整。定稿之后,秘书把内容复制到电子模板中进行套红,通过腾讯通分发传阅出去。

    而OA系统上线之后,所有的拟文、核稿、会签、审阅和签发等公文操作,都在系统中完成,批阅痕迹保留解决了版本管理的问题,处理过程更加专业和规范化。项目实施之前,龙兴公司已经将企业微信与腾讯通打通,因此包括公文在内的流程类待办、催办类消息,内部邮件等,都可以同时在腾讯通、企业微信中进行显示。


    信息管理

    对于龙兴公司总经办来说,一直以来,新闻类、通知公告类信息发布始终缺乏一个统一的平台。在此之前基本上都是依靠rtx群或qq群的方式发布和共享信息,管理不够规范且对于阅读情况等反馈信息很难掌握。

    通过信息管理对公司各知识管理类板块进行重新梳理、规划,并分配到具体的组织及角色用户,极大的方便了公司的信息传递与共享。



    协作电子流程

    龙兴公司工作流程包括请示报告类、工程类、物流类、文秘类、行政事务类、法务类、人事类、财务类等流程。自动化的流程处理方式不仅提升了各类日常应用流程的审批效率,为审批制度提供了一个严谨的执行工具,保证流程畅通执行,而且整个处理过程透明化,且有痕迹可查。

    合同审批单是使用较多的流程之一。为规避法律风险,采购科每次与供应商签订合同之前,需要提起申请并会同各个相关业务部门对合同条款给出建议。因此表单字段也比较多,表单和流程也比较复杂,且为中俄文对照,以便于俄籍法律顾问人员进行审核。


    内部邮件

    内部邮件是除公文和工作流程之外应用最多的模块。此前龙兴也有一套邮箱系统,因网速慢的原因,没有真正的使用起来。相对于外部邮件,内部邮件的价值更多的还是体现在内部沟通协作上,员工可以快捷而安全的收发邮件,展开交流,再加上内部邮件无须单独部署管理,并且可以支持撤回和阅读情况查看,因此系统一上线就得到了很多员工欢迎,特别是领导用户。

    问卷调查

    问卷调查模块主要是为用户提供一个每天食堂就餐人数的统计功能。未上线OA系统前,因无法对就餐人数进行估算导致大量饭菜浪费。在系统中,每个人需要在前一天选择自己第二天早餐、午餐和晚餐的就餐地点并提交信息,然后综合科从后台统计每餐每个餐厅的就餐人数,并在此基础上增加10份备份用基本就可满足就餐需求,从而为公司的就餐问题提供了有效的数据支持。

    工作日志

    龙兴公司除高管外,其他所有人每天都需要填写工作日志。应用OA系统的工作日志模块,不仅日志写作更加规范化,便于个人总结,通过自我管理,保持计划任务的高完成率,还可以便于上级检查工作,以及与同事分享工作经验。工作日志的应用有效解决了龙兴公司工作日志查找不方便、不易统计,且不易管理的问题。

    案例小结

    如今,新的OA系统已在龙兴公司得到良好应用,并逐步构建起支撑运营业务高效运转的智慧协同办公平台。接下来,依托对OA核心功能的深化应用,协同的理念将深层改变龙兴公司的管理机理,由协同带动管理效能的提升,并驱动公司内部产生新的管理价值。