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北京二商集团


  OA系统已经成为国内很多企业用户实现协同办公的有效工具,而且有些企业的OA系统基本上实现了全员应用。对于北京二商集团来说,OA系统的特殊性还体现在,几乎没有哪个系统会像OA系统那样有那么多领导在用。北京二商集团能否满足那么多领导的应用需求呢?
  “北京二商集团没有哪个系统像OA系统那样有那么多领导在用的。”北京二商集团有限责任公司(简称北京二商集团)科技信息部部长杨杰书在谈到OA系统时这样说。正因为如此,OA系统的成败在北京二商集团的信息化建设中显得尤为重要。杨杰书认为,领导的重视和供应商万户网络技术有限公司(简称万户网络)到位的服务是二商集团OA系统成功建设和应用的有效保障。

给今后工作交接一个规范

  拥有“王致和”、“六必居”、“天源”、“月盛斋”和“宫颐府”等众多知名品牌的北京二商集团成立于1958年,是以食品制造肉类加工、现代物流、现代分销与专业市场为主导产业,以食品科技、教育、信息、物业经营为支撑的大型食品产业集团,主要生产经营猪肉、牛羊肉、海鲜水产品及其制品和糖、酒、烟、茶,调味品、糕点、蔬菜、豆制品、水产品等20多个大类万余种商品。
  事实上,北京二商集团的OA应用起步较早,但是当时应用的是自主开发的信息管理平台主要用于信息共享和内部交流。随着系统应用的不断深入,以及集团规模的不断扩大,北京二商集团希望能够采用具有业务协同功能的OA系统以强化集团的整体竞争优势。
  杨杰书则对OA系统提出了更高的要求,那就是OA系统不能只用于公文流转、承载办公流程,而是应该让大家把所有工作都纳入OA系统来处理。杨杰书之所以会有这个想法,是因为听到一个学外语的女孩到了美国竟然从事非常专业的Oracle系统运维工作。这让他看到了知识管理,以及规范的管理和制度的重要性。而当前在我国大部分企业,因为缺乏规范的管理和制度,新旧员工的工作交接非常不顺畅,新任职的员工到了岗位后往往无所适从。
  正是因为对OA系统有着很高的期望值,而且在系统建成后所有领导都会用到,北京二商集团在选型时格外谨慎。值得一提的是,北京二商集团领导对OA系统建设非常重视,并表示在OA系统这条路上不许走回头路。
  杨杰书回忆说,他们在国内几大OA厂商中进行选择,万户网络很早就引起他们的关注,是因为万户网络是前信息产业部OA办公自动化软件行业标准的起草单位之一。
  值得一提的是,北京二商集团从2005年开始就已经决定所有IT系统都要由集团集中部署,所以他们要求软件能够很好地支持集中部署。万户ezOFFICE协同管理平台具有流程编辑器,方便在系统集中部署后各个出资公司根据自身业务需求进行个性化定制。
  此外,杨杰书总结以往北京二商集团多个系统的建设经验后发现,软件供应商的服务水平高低对系统能否成功实施会产生不可忽略的影响,而万户网络的服务在市场上的口碑很不错,而且万户网络副总经理徐海棠计划亲自挂帅负责北京二商集团项目,尽管后来因为项目进行得很顺利徐海棠几乎没有出现在项目现场。

四招成功实施

  “我很有信心把OA系统推下去,因为我们董事长给予了很大的支持。”杨杰书回忆说。但是毕竟OA系统的实施关系到工作习惯的改变、工作流程的重组等,而且涉及所有部门、数量众多的用户,真正实施起来并不容易。为了成功实施OA系统,北京二商集团主要采用了三项措施:
  其一,试点先行。北京二商集团秉承以往信息化建设的经验,先在集团总部,以及中海置业、二商健力两个出资公司进行试点建设。在试点的建设中,北京二商集团形成了一系列标准流程和标准模板。杨杰书告诉记者,接下来他们会把24家出资公司根据业务淡旺季等分成4批、每批6个企业逐步推行系统。在接下来的推行过程中,他们也是先让出资公司先采用标准流程、标准模板,而需要进行个性化的地方,则由接受过流程编辑器应用培训的出资公司相关人员自己完成。另外,北京二商集团旗下还有很多三级公司,三级公司的实施也是由二级公司来负责。这样做可以避免集团的信息科技部需要处理事务过多而疲于应付。
  其二,交钥匙工程。具有丰富的IT项目经验的杨杰书认为,IT项目一定要成为交钥匙工程,将供应商的东西转换成用户自己的东西,减少对供应商的长期依赖,这样的项目才是成功的项目。因此北京二商集团非常重视培训工作,要求万户网络做好各种培训工作,特别是流程编辑器的培训,从而使得各个出资公司有能力自己完成实施工作。
其三,尊重软件标准,不随便提个性化需求。在项目实施过程中,很多业务部门都根据自身的业务特点提出一些个性化需求。二商集团采取通过两种渠道加以解决,一是调整自身,适应软件;二是与万户沟通,完善软件。不轻易开发只适应二商得外挂模块,否则会给系统的稳定运行带来麻烦。杨杰书有自己的想法:“需求不能乱提,要尽量采用标准产品,否则以后软件升级就很难。”
  其四,为领导提供良好的应用体验。领导带头应用是北京二商集团能够顺利推广OA系统的一个关键因素,杨杰书透露,他们经常在下班时间还能看到领导还在应用OA系统。如果领导都感觉系统不好用,会对系统推行带来不利的影响。因此他们非常关注领导的应用体验,除了进行及时、有效的培训以外,还注意领导在线的时候尽量避免做打补丁等影响应用体验的工作。

不仅仅规范管理

  到现在,万户OA已经在北京二商集团总部和两个试点二级单位成功上线并应用。到目前为止,二商对系统表现比较满意,具体表现在:
  首先,办公效率显著提升。系统上线后,董事长孙杰的系统中每天都有大量文件需要审批。借助OA系统,特别是后来上线的移动应用,领导可以随时随地通过移动终端审批、处理业务,大大降低了领导的审批文件等方面的压力。不仅如此,系统可对各类文件的办理效率进行统计,对员工的工作效率进行分析,促进管理水平的提升。
  其次,规范管理。北京二商集团通过业务流程的梳理规范了管理,并且将梳理后的流程落实到系统中,从而实现了规范管理的常态化。规范管理有效解决了此前杨杰书关注的旧员工离职、新员工入职期间工作交接困难的问题。
  最后,有效支持内控体系落地。“OA是内控体系落地的基础。”杨杰书说,内控体系的建立是一个系统工程,但是如果缺乏有效的系统支撑,通常内控体系很难真正落实到实际业务中。而在北京二商集团,内控体系可以在OA系统设定的流程中得到落实。
  杨杰书介绍,接下来北京二商集团除了要分批逐步将系统推广到各个出资公司以外,还希望将所有办公业务纳入OA系统中。可见,北京二商集团的OA系统建设,还有一段路要走。

成功实施的关键因素

一把手工程,领导大力支持并主动应用
选择合适的软件产品和可靠的服务提供商
尊重软件标准,不随便提个性化需求
试点先行,做好模板,分批实施
交钥匙工程,要求供应商做好培训
处理好一把手的用户体验
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