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长沙市芙蓉区人民政府

 

芙蓉区是湖南省会长沙市的中心城区,因湖南省有“芙蓉国”的雅称而芙蓉区地处湖南省的政治、经济、文化中心而得名。区域面积42.8平方公里,常住人口60多万,下辖13个街道。1949年10月,长沙市人民政府设置城东区,成立城东区公所。1960年5月改设为天心阁人民公社,1961年9月复名为城东区,1968年9月改设为东区,1996年7月撤销东区,设立芙蓉区。2011年底实施街道行政区划调整,下辖13个街道。可以用三句话高度概括芙蓉区的过去、现在和将来:是浓缩中国城市发展历程的代表性城区;是彰显湖南经济社会发展成就的标志性城区;是引领长沙未来发展方向的示范性城区。

 

建设背景

 

长沙市芙蓉区政府由于部门组织众多,其办公的核心内容便是各种各样的公文的处理,公文的上传下达,收文发文,请示批复,管理交换等等。而政府部门的公文处理流程十分复杂,涉及的部门多,信息量大,人员广。在日常管理中,总是遇到很多突如其来的问题,但是由于领导或工作人员或是出差、或是不在办公室、或是身边没有电脑时,办公就无法继续进行下去,严重影响了长沙市芙蓉区政府办公效率。于是繁琐多变的公文处理成为了长沙市芙蓉区政府机关办公人员最为头疼的问题,传统的政府办公方式越来越无法适应当前办公需要,长沙市芙蓉区政府管理信息化的建设迫在眉睫。

芙蓉区政府建设OA的核心动因是希望借助OA系统,特别是移动办公应用来提高办公效率,同时他们希望以此节约办公成本,规范业务操作。因为在此之前,芙蓉区政府还未采用过OA系统,所有办公业务都要通过纸质文档来流转。

 

解决方案

 

公文管理平台:实现了公文流转的自动化,消灭了纸质公文;实现内部公文管理电子化,由电子行文代替手工行文,解决公文传递慢、成本高、不及时、不同步、办理情况不易于跟踪、办理意见不利于查阅等问题。

移动OA办公平台:利用万户移动OA,重要公文或事务不再因负责人出差而迟迟得不到处理,任何时间、地点均可以审批公文、流程、回复邮件、查看重要信息,使办公无处不在、无时不在;节省办公成本,路途中、机场中任何时间都可以高效利用,长途奔波工作照常进行,很多时间片断都可以充分有效利用起来。

信息管理:通过信息管理、单位主页构建一个集知识共享传递、积累沉淀、创新利用为一体管理平台。有效解决政府机关内部信息共享、知识和信息孤岛问题。

沟通交流平台:提供系统内部邮件,群发邮件方便、无垃圾邮件,可携带大附件,传输快捷,安全。论坛、微博等沟通工具架起了人与人之间沟通的桥梁。合理的意见及建议给单位提供良性的素材。短信及即时通讯等通知提醒功能工作更加人性化。

 

应用效果

 

芙蓉区人民政府办公室副主任喻林介绍,这个项目让他们尝到了协同办公的甜头,坚定了他们进一步完善、推进OA系统的信心。他透露,接下来,他们一方面要扩大应用范围和用户数;另一方面要开放其他应用。喻林介绍,他们还将在部分单位推进内部协同,因为当前系统主要用于跨部门协同。“未来我们还有可能会实现OA系统的全员应用。”据悉,芙蓉区还将进一步做好CA与OA的整合工作,提升系统的安全与保密性。

 

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