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广州大学松田学院

 

广州大学松田学院,始建于2000年9月,属广州大学的二级学院。2004年4月,经教育部批准为独立学院。2005年1月,学院顺利通过了教育部专项检查。学院面向全国统一招生,为全日制普通本科,学制四年,由学院颁发“广州大学松田学院”具印的、教育部统一电子注册的本科毕业证书,符合学院学士学位授予规定者,授予相应学士学位。

 

 建设背景 

 

松田学院的信息化起步还是较早的,客户原本在2010年已经使用万户的网站管理系统,搭建了自己的外部门户,但是由于本科学院那边的OA系统使用复杂,并且维护费用极高,考虑到本科学院和专科学院的共同办公模式,于是在2010年下半年开始寻找新的协同办公系统。

 

项目目标 

 

项目规划初期,客户就提出了三点要求。第一点,一定要让学院本科与专科学院协同网络办公,不局限在校内网。第二点,要能实现公文的分发与归档,领导日程与工作安排,业务经费申请报批,教职工相关的协作流程应用。第三点,协同办公平台要与外部门户实现信息交互同步。


解决方案

 

统一门户管理:通过外部网站门户与OA内部门户的统一,实现协同办公内部信息发布与外部门户的信息同步,实现统一发布,修改,删除等管理。

信息发布管理:校务栏是每个校职工每天必经之地,必看内容,学校的通知一般是按照这种传统方式发布,信息管理解决了发布问题,资源浪费问题,时间问题等各种问题。不仅方便快速,而且更加环保。

公文交换管理:学院内部的公文手段建设前期并不完善,纸质文件的大量印发,同时还需要传递到本科院校和专科院校,再由办公室分发到各个处室。通过公文管理平台的建设,专科院校和本科院校都有权限发文,通过审核、会签、审阅、签发、编号、成文、分发,不仅节约资源,流程的审批也更加规范、合理。

教职工业务管理:专科院校与本科院校流程的统一管理,解决不同科室和院系之间的工作申请,将制度和规范转变为流程和表单来实现,实现日常办公审批电子、流程监控可视化、数据分析报表化。

资料中心管理:资料中心的建立应用主要是方便全院的人员查找文件,主要是通过公文同步发送的功能对应到相应的资料栏目中,通过权限下发的方式,保证文件既能查看又安全。

经费本管理:通过经费本模块的经费分类,科目分类,部门分类,在每个季度由财务部门统一发放经费额度,各个业务部门所有的部门开销,每一笔费用都在管理中,同时通过此模块管理,财务部门可以非常清晰了解到各个业务部门的经费情况,为年底财务核算提供非常大的方便。

薪资管理:教职工可以在工资发放模块中查询自己每个月的薪资情况,不同于以往的工资发放,都是需要去财务室拿工资条,才知道自己的薪资。

沟通交流平台:通过对邮件、论坛、RTX的应用,日常办公更胜从前,流程到达的审批、邮件到达的弹出提醒,使得校职工越来越依赖协同管理平台带来的巨大的魅力。


应用成果
       

广州大学松田学院是有信息化水平的一个客户,客户深知协同办公系统带来的好处,在本科学院最初应用的OA系统失败的惨痛经历后,此次的建设校领导是格外关注,从系统的功能性,易用性,拓展性,甚至是售后等各个方面了解渗透后,才选择了万户协同办公平台。

从普通教职工的使用角度分析,新的协同办公平台,操作更加方便,主要体现在不限地点,不限时间,不限网络随时可以登录。另外就是教职工的工资查阅方便更是让所有教职工叫好。从校领导使用角度分析,每周的工作安排,都由党办秘书将行程表发至领导主页,出差、会议、接待一个都不漏。公文可以随时在线浏览,不用在下载打开非常方便。同时在审批上,不用在等待出差回来后发现办公桌上一堆审批稿件需要自己批阅,轻松就在网上办理掉,得心应手。

 

 

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